シングルタスクを実践できるように環境を整えている@hirocasterです。
前回の記事ではマルチタスクが非生産的であり、悪影響であるかを解説しました。今回は具体的に、シングルタスクを実践するためのTipsを解説したいと思います。
1つの作業に集中すること
説明するまでもありませんが、シングルタスクを実践する上で重要なのは、1つの作業に集中することです。
- 目の前の相手よりもSNSやスマートフォンを優先していませんか？
- パソコンで作業をしていたら、いつの間にか他のことをしていませんか？
- 電話やミーティングの最中にメッセージの返信をしていませんか？
それは本当に、今やる最重要なタスクなのでしょうか？
あなたが現在の作業に必要なもの意外のアプリケーションを閉じたり、携帯電話を非通知にしたり、視界に置かないということを実践してみてください。
最重要課題に最大の時間を割く
「ジュランの品質ガイドブック(Juran’s Quality Handbook)」のなかで「バイタル・フュー」の法則として「重要なものはごくわずかしかない」と説明されています。その他は「些末な多数」であり、区別することが質の高い仕事をする鍵であるとされています。
最重要なタスクと、とりあえず後回しにできるものとを区別すると良い。
もちろん区別したあとには、実行するための時間を計画しましょう。
私も仕事柄、複数のプロジェクトを横断することがありますが、実際には私の体は一つであり、複数の物事に多くの時間を割くことができません。このことからも本当に重要度の高いことを判断と区別することが質の高い仕事に繋ることを実感しています。そして、そうしなければ、常に注意散漫な状態になってしまい、目の前のことに集中できなくなってしまうことがありました。
変えることのできないものを考えているのは時間の浪費
普段、生活している中で、空白の時間を意識することが大切です。空白の時間とは、移動中や休憩中、寝る前などを意識していない時間のことです。
空白の時間に同じことを繰り返し不安に思うのは、大きな時間の無駄遣いになります。
空白の時間にあなたはどんなことを考えていますか？
- 過去についてくよくよ考える
- 不安な将来を思い描く
こういった時間を一切なくすことはできませんが、繰り返し大きな時間を浪費することは無益です。また心の病気を誘発する原因ともなります。失敗を教訓とするのも、不安な将来を改善するのも、今という瞬間に集中して行動することによって、変えることができます。
私が感銘を受けた「ニーバーの祈り」という言葉を紹介します。
神よ、
変えることのできるものについて、
それを変えるだけの勇気をわれらに与えたまえ。
変えることのできないものについては、
それを受けいれるだけの冷静さを与えたまえ。
そして、
変えることのできるものと、変えることのできないものとを、
識別する知恵を与えたまえ。
パーキングロット(駐車場)
目の前のことに集中するためにパーキングロット(駐車場)という手法を紹介します。
このパーキングロット(駐車場)という手法は、目の前の作業とは直接関係ないことが頭に浮かんだら、その考えをひとまず脇に置き、後で時間ができたら対処するという手法です。
例えば作業中に何か別なことが思い浮かんだら、手元のメモ帳に箇条書きをしておけば良いのです。
他には、会議中に本来の議題とは無関係ではあるが、価値のある話題を言い出した人がいるのであれば、ホワイトボードの端などに一旦書き出しておくことにします。
このように現在集中していること以外のことが思い浮かんだら、それをパーキングロット(駐車場)に置いておくという手法です。
私はGetting Things Done(GTD)でタスクを管理しているので、思い浮んだことがあれば、現在はMicrosoft To Doに書いておくというパーキングロット(駐車場)を実践しています。GTDではレビューというタスクを見直す時間が設定しているので、パーキングロット(駐車場)したまま忘れるということはありません。
無意味な情報を排除する
計画的に集中してタスクを行うと決めた時間に外的要因によって、注意が削がれることがあります。
例えば、タスクを開始して早々にあなたのスマートフォンにプッシュ通知が来て、内容は芸能人のニュースなど、あなたが成果を出そうとしていることについて、全く無意味な情報だったりします。そうやって、集中が削がれていってしまい。さらには、そのことがストレスになってしまいます。
私は作業に集中するときはスマートフォンの通知は非通知(おやすみモード)にしています。そもそも、ほとんどのアプリケーションのプッシュ通知をオフにしています。そして、緊急を要する連絡を取りたい場合は、ホットラインを案内しています。ホットラインは特定の手段をとった場合のみ、私に強制的に連絡が付くものです。
一時的に非通知にする機能は、ほとんどのスマートフォンで設定でき、会社で利用しているチャットツールなどでも設定できるはずです。
チャットやメール、電話などへの折り返しなど、反応は、すべてまとめておこなった方が効率もよく、生産的です。
ここではスマートフォンや電話をはじめとした作業を中断することを一概に無意味な情報だと説明しているのではありません。もしもあなたが営業担当であり、自分の最大売上の顧客からの電話はあなたが成果を出すために無意味な情報でしょうか？こういった情報には即時対応が成果を上げるのであれば、あなたが今集中しようとしていることよりも優先度が高いのであれば、対応できるようにしておくべきでしょう。
計画的に娯楽を楽しむ
娯楽は人生において無駄なことかもしれませんが、人生に潤いを与えるものだと思います。全ての娯楽を無駄だとして排除してしまっては、潤いのない人生になってしまうかもしれません。
こういった娯楽を楽しむためには、1日の達成すべき目標を計画し、達成し、きちんと娯楽を楽しむための時間を計画しておきましょう。その時間であれば、仕事を気にすることなく娯楽をめいっぱい楽しみ、リフレッシュしましょう。
つねに「1つ」に集中する
つねに1つに集中するシングルタスクは、仕事や私生活においても、大きな効果をもたらすでしょう。
